Gutschein

MemberOrganizer unterstützt Gutscheine (Stempelkarten). Sie können verschiedene Gutscheintypen anlegen — z. B. 10 Clips, 20 Clips usw. — und optional angeben, wie lange der Gutschein gültig ist, bevor er automatisch abläuft.

Wenn ein Mitglied einen Clip nutzt, zieht das System automatisch einen Clip vom Gutschein ab. Gutscheine können über das Mitgliederportal verkauft werden; Mitglieder können z. B. per Karte bezahlen (wenn Kartenzahlung für den Verein aktiviert ist). So lässt sich ein Großteil der Verwaltung automatisieren.

Gutschein anlegen

Ein Gutschein wird angelegt, indem Sie eine Aktivität erstellen und als Typ „Gutschein“ wählen. Anschließend können Sie die Anzahl der Clips (oder Stunden) sowie optional die Gültigkeit in Tagen angeben.

Vorgehen:

  • Aktivitäten

  • Neue Aktivität anlegen

  • Bei „Typ“ „Gutschein“ wählen.

  • Name vergeben, Abteilung wählen und Aktivität anlegen.

  • „Anzahl der Clips“ (oder Anzahl Stunden) angeben.

  • Optional die Anzahl Tage angeben, die der Gutschein gültig ist.

Geben Sie eine Gültigkeit in Tagen an, berechnet das System das Ablaufdatum automatisch ab Kauf-/Zuweisungszeitpunkt.

Gutschein einem Mitglied zuweisen

Gutscheine können auf zwei Arten zugewiesen werden:

  • Manuell im Verwaltungsteil

  • Automatisch über das Mitgliederportal beim Kauf durch das Mitglied

Manuelle Zuweisung im Verwaltungsteil:

  • Mitglied suchen.

  • Stammdaten des Mitglieds öffnen.

  • Register „Aktivitäten“ wählen.

  • Gutschein finden und dem Mitglied zuordnen.

Das Mitglied hat nun z. B. einen Gutschein mit 10 Clips und optional einem Ablaufdatum.

Sollen Mitglieder Gutscheine über das Mitgliederportal kaufen können, muss die Aktivität (der Gutschein) für Online-Anmeldung geöffnet sein und typischerweise Kartenzahlung eingerichtet sein. Der Gutschein erscheint dann im Mitgliederportal; Mitglieder — auch neue — können ihn kaufen.

Aktivitäten mit Zutrittsberechtigung

Das System muss wissen, welche Aktivitäten Zutritt zur Anmeldung für Teams oder durch die Tür geben, wenn das Türsystem genutzt wird. Wichtig: Mitgliedschaften wählen, die automatisch Tür- und/oder Teamschulungszutritt geben, sowie Gutscheine, die ebenfalls Zutritt gewähren.

Auswahl unter „Konfiguration -> Zutrittskontrolle -> Aktivitäten mit Zutrittsberechtigung“.

So stellen Sie sicher, dass das System bei Online-Anmeldung und/oder Türeintritt einen Clip abzieht — und dass ein Mitglied ohne verbleibende Clips erst wieder einen neuen Gutschein oder eine Mitgliedschaft mit Zutritt kaufen muss, bevor es sich erneut für Teamschulung anmelden oder eintreten kann.

Clip nutzen

Mitglieder können ihren Gutschein auf verschiedene Weise nutzen:

Über Anmeldung zur Teamschulung

Hat sich ein Mitglied für eine Teamschulung angemeldet, zieht das System nach der Durchführung automatisch einen Clip ab. Optional kann das System die Anmeldung automatisch beenden, wenn alle Clips verbraucht sind.

Über Zutrittskontrolle / Türsystem

Erfordert ein eingerichtetes Türsystem von MemberOrganizer. Dann zieht das System automatisch einen Clip ab, sobald das Mitglied Zutrittskarte/-code an der Tür nutzt.

Über Ausbilder, der Clip abzieht

Bei Trainingsbeginn zieht der Ausbilder einen Clip für angemeldete Gutschein-Mitglieder ab — per Tablet/Smartphone. Online-Anwesenheit mit Clip-Abzug funktioniert nur im Web, nicht in der App. Zugang zu allen Teamschulungen: „Konfiguration -> Anwesenheitslisten -> Einrichtung“, Feld „Ausbilder, die Online-Anwesenheit für alle Teamschulungen durchführen dürfen“.

Über Anwesenheitsbildschirm

Erfordert einen Bildschirm im Gebäude zur Anwesenheitsregistrierung (Internetanschluss genügt). Das Mitglied gibt die Mitgliedsnummer ein; das System zieht einen Clip vom Gutschein ab.

Über Buchungsmodul

Bei einer Buchung zieht das System automatisch einen Clip ab. Begrenzen Sie die Ressourcenkalender auf berechtigte Mitgliedschaften und Gutschein-Aktivitäten, damit nach dem letzten Clip nicht mehr gebucht werden kann. Löscht ein Mitglied eine Buchung, muss es den Verein kontaktieren; der Verein kann den Gutschein manuell um einen Clip erhöhen.

Anzahl Clips anpassen

Zum Anpassen der Clip-Anzahl auf dem Gutschein eines Mitglieds:

  • Mitglied suchen.

  • Stammdaten öffnen.

  • Register „Aktionen“ oben rechts.

  • „Stempelkarte anpassen“ klicken.

Verbleibende Clips

Sollen Mitglieder sehen, wie viele Clips übrig sind, machen Sie das Feld „Verbleibende Clips“ im Verwaltungsteil sichtbar und anschließend in den Stammdaten im Mitgliederportal.

Vorgehen:

  • „Konfiguration -> Mitglieder -> Konfiguration der Mitgliedsfelder“.

  • Feld „Verbleibende Clips“ sichtbar schalten.

  • „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Module auswählen“.

  • „Stammdaten ansehen und ggf. bearbeiten“ aktivieren.

  • „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Mitgliederlogin“.

  • Feld „Verbleibende Clips“ aktivieren.

Beim nächsten Login wählt das Mitglied „Profil -> Stammdaten“ und sieht die verbleibenden Clips.