Einführung¶
MemberOrganizer ist ein webbasiertes Verwaltungssystem für Vereine. Es verwaltet Mitglieder, Rechnungen, Abonnements, Buchhaltung, Kommunikation per E-Mail und SMS, Online-Anmeldung und mehr. Rechnungen können beispielsweise per E-Mail oder über Betalingsservice versendet werden. Das System kann außerdem so konfiguriert werden, dass Zahlungen mit Dankort und MobilePay angenommen werden.
Ein webbasiertes System bietet viele Vorteile:
Keine Softwareinstallation erforderlich
Funktioniert unter Windows, Linux, Mac und Tablets (z. B. iPad)
Keine Software-Updates zu installieren
Überall nutzbar, wo eine Internetverbindung besteht
Daten — z. B. Mitgliederlisten und Rechnungen — können leicht geteilt und von mehreren Personen eingesehen werden
Aufgaben lassen sich leicht unter mehreren Personen aufteilen
Automatische Sicherung aller Vereinsdaten
Die Philosophie hinter MemberOrganizer ist, dass das System für alle Arten von Vereinen funktionieren soll. Deshalb enthält es ein flexibles Mitgliedermodul, in dem der Verein bis zu 20 zusätzliche Mitgliederfelder neben Standardfeldern wie Name, Adresse usw. definieren kann. Der Verein kann Mitgliederfelder umbenennen, die Reihenfolge ändern und nicht benötigte Felder ausblenden.
Zusätzlich zu den bis zu 20 konfigurierbaren Zusatzfeldern können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Gruppen und/oder Aktivitäten anlegen, nach denen Mitglieder gruppiert werden. Mit dieser Struktur findet fast jeder Verein ein Modell, das genau zu seinen Bedürfnissen passt.
Das System bietet Mitgliedern außerdem ein hohes Maß an Selbstbedienung über das Mitgliederportal — eine Art Website, auf der Mitglieder sich im Verein anmelden und/oder für verschiedene Veranstaltungen, Aktivitäten oder Trainingseinheiten anmelden können. Mitglieder können ihre Stammdaten im Mitgliederportal selbst aktualisieren und zuvor versandte Rechnungen einsehen.
Es gibt auch eine App für das System. Wenn Sie viele Aktivitäten haben, bei denen Mitglieder sich an- und abmelden müssen, ist die App ein sehr nützliches Werkzeug.
Die Rechnungsengine ist ebenfalls so ausgelegt, dass sie den Bedürfnissen aller Vereinstypen entspricht. Beispielsweise können Sie Rechnungsbeträge mit individuellen Mitgliedsbeiträgen für verschiedene Mitgliedertypen oder Aktivitäten anpassen.
Im Mittelpunkt des Systems steht das Konzept der Sammelrechnungen, mit dem beispielsweise eine Rechnung an alle Mitglieder des Vereins auf einmal gesendet werden kann — auch mit individuell angepassten Beträgen pro Mitgliedertyp. Sie können Mitglieder auch nach dem Monat ihrer Anmeldung abrechnen.
Das Buchhaltungsmodul basiert auf klassischen Buchhaltungsprinzipien mit Tagesbuch, Kontenplan, Bilanz, Jahresabschluss, USt-Bericht, Budget, Jahresabschluss und mehr.
Sie können das System so konfigurieren, dass Rechnungen und Zahlungen automatisch ins Tagesbuch übertragen werden. In Kombination mit Betalingsservice oder Dankort kann dies dem Verein viele Arbeitsstunden ersparen, da große Teile des Rechnungsprozesses automatisiert werden.
Lesen Sie bitte in diesem Benutzerhandbuch weiter. Sie können auch eine Videopräsentation des Systems ansehen: Präsentation ansehen
Selbstverwaltung und Support¶
MemberOrganizer ist ein Werkzeug, das der Verein selbst nutzt, um Mitglieder, Rechnungen, Buchhaltung und andere Aufgaben zu verwalten. Im normalen Betrieb führt der Verein die Arbeit im System aus — typischerweise Kassenwart, Sekretär oder andere Ehrenamtliche: Pflege der Mitgliederdaten, Einrichtung von Beiträgen und Aktivitäten, Versand von Rechnungen, Buchungen in der Buchhaltung usw.
Wenn jemand schreibt, dass er eine Lösung wünscht, «bei der Sie die Mitgliederliste und die Beitragszahlung verwalten», kann das zwei Dinge bedeuten: entweder dass der Verein selbst ein System nutzen will — oder dass er erwartet, dass MemberOrganizer die Aufgaben laufend für ihn erledigt, als wären wir der verlängerte Arm des Vereins. Das Standardmodell ist das erste: Sie nutzen das System selbst, und wir helfen beim Einstieg und bei der Orientierung unterwegs.
Support ist im Abonnement enthalten. Sie können uns jederzeit kontaktieren, wenn Sie unsicher sind, ob das System das Gewünschte kann oder wie eine bestimmte Funktion bedient wird. Wir beraten und geben Anleitungen — grundsätzlich führt der Verein die Handlungen im System aus, ggf. nach unserer Anleitung.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Einrichtung zu dem passt, wofür Sie das System nutzen wollen, lesen Sie Einrichtung in der Startphase. Dort steht u. a., dass es keine einzige feste «richtige» Einrichtung gibt und was uns hilft, Sie am besten zu beraten.
Ausnahme: Buchhaltungsservice. Optional kann MemberOrganizer einen kostenpflichtigen Buchhaltungsservice anbieten, bei dem wir ausgewählte Buchhaltungsaufgaben auf Stundenbasis übernehmen. Das gilt nur für die Buchhaltung, für die Sie diesen Service gewählt haben — nicht für Mitgliederadministration, Rechnungsstellung und sonstigen laufenden Systembetrieb, den der Verein weiterhin selbst wahrnimmt.
Entwicklung neuer Funktionen¶
Bei MemberOrganizer verbringen wir unsere Zeit vor allem mit zwei Dingen:
Support für unsere Kunden.
Entwicklung neuer Funktionen für das System.
Wenn wir entscheiden, welche neuen Funktionen wir für das System entwickeln, gibt es keine festen Regeln — aber eines ist sicher: Wir entwickeln vor allem Dinge, von denen wir einschätzen, dass sie vielen unserer Kunden nützen.
Deshalb hören wir immer auf Kundenwünsche und notieren alle Anfragen und Ideen.
Wir können jedoch nicht alles umsetzen, was Kunden wünschen. Die Wünsche sind sehr vielfältig, und wir können schlicht nicht alles machen.
Wichtig ist, dass das System insgesamt die Funktionen bietet, die man von einem modernen und soliden Mitgliederverwaltungssystem erwartet. Das System wird seit 2009 weiterentwickelt, als alles begann — es deckt daher natürlich die Grundlagen ab. Der Grund für so viele Wünsche ist eher, dass unser System von sehr unterschiedlichen Vereinstypen genutzt wird — und vielleicht auch, dass wir für Anfragen und Ideen stets offen sind.
Oft betreffen die Wünsche spezielle Bereiche des Systems — etwas, das einem bestimmten Kunden in einer bestimmten Situation hilft. Es gibt natürlich auch allgemeinere Wünsche, die wahrscheinlich mehr als einem Kunden nützen.
Oft wird gefragt, ob wir eine bestimmte Funktion gegen Bezahlung entwickeln können — die klare Antwort lautet: Das könnten wir, aber so arbeiten wir nicht. Wie erwähnt entwickeln wir Funktionen, die möglichst vielen Kunden nützen; gegen Bezahlung entwickelte Einzelfunktionen gibt es nicht. Dafür erhalten Sie — vielleicht ohne es zu bemerken — laufend kleine System-Updates, für die Sie nicht extra bezahlen, zusätzlich zum Abonnement und eventuell gewählten Zusatzmodulen.