Kommunikation¶
MemberOrganizer ermöglicht es dem Verein, über folgende Kanäle mit Mitgliedern zu kommunizieren:
E-Mail
Physische Briefe
SMS
Physische Briefe¶
Das System ermöglicht es, physische Briefe zu erstellen, die Sie auf dem eigenen Drucker ausdrucken und Mitgliedern aushändigen oder zusenden können.
Wählen Sie „Kommunikation -> E-Mails und Briefe an die Mitglieder“ und klicken Sie auf „Neuen Brief erstellen (PDF)“. Wählen Sie, wer den Brief erhalten soll; anschließend können Sie den Inhalt schreiben oder aus einer Textvorlage übernehmen.
Wenn der Brief fertig ist, klicken Sie auf „Speichern und Briefe für Mitglieder erstellen“ und danach auf „Briefe herunterladen“. Das System erstellt ein PDF-Dokument zum Ausdrucken.
Sie können dynamische Felder (siehe Dynamische Felder) verwenden, um Stammdaten der Mitglieder einzufügen und den Inhalt persönlicher zu gestalten.
Kurznachrichten per SMS¶
Der Verein kann SMS-Nachrichten an seine Mitglieder senden — an alle auf einmal oder nur an ausgewählte Mitgliedergruppen.
SMS eignet sich besonders für Nachrichten, die schnell bei den Mitgliedern ankommen müssen, z. B. kurzfristige Absagen von Veranstaltungen.
Sie senden eine SMS über „Kommunikation -> SMS an die Mitglieder“. Wählen Sie die Mitgliedergruppen (oder Geburtsjahrgänge) und geben Sie den Nachrichtentext ein.
Mitglieder-Chat¶
Dies ist das private Netzwerktool der Mitglieder. Hier können alle Mitglieder völlig selbstständig einen Chat mit einem oder mehreren anderen Mitgliedern direkt in der App starten — ohne die Vereinsverwaltung.
Es entspricht privaten Nachrichten und Gruppenchats in Messenger oder WhatsApp.
Es gibt jedoch klare Unterschiede zu Messenger und WhatsApp:
- Automatischer Mitgliederfilter — keine manuelle Pflege
In einer Messenger- oder WhatsApp-Gruppe muss der Administrator manuell Personen entfernen, wenn sie aus dem Verein austreten oder keine Beiträge mehr zahlen.
Unser Mitglieder-Chat ist immer mit dem Mitgliedersystem synchronisiert. Wenn ein Mitglied nicht mehr eingeschrieben ist, verliert es sofort automatisch den Chat-Zugang. Das spart dem Verein Zeit und stellt sicher, dass ehemalige Mitglieder interne Nachrichten nicht mitlesen.
- DSGVO und Datenschutz
Wenn ein Club Mitglieder in eine Messenger-Gruppe zwingt, vermischt er Vereinsdaten mit Metas kommerzieller Datensammlung. In Messenger-Gruppen sehen außerdem alle die privaten Profile der anderen — problematisch z. B. in Jugendclubs oder wenn Privatleben und Vereinsleben getrennt bleiben sollen.
Unser Mitglieder-Chat erfüllt die DSGVO. Mitgliederdaten bleiben im System, und der Verein behält die volle Kontrolle darüber, wer was sehen kann. Sie müssen Ihr privates Facebook-Profil nicht mit dem ganzen Padel-Club teilen, um ein Spiel zu vereinbaren.
- Recht auf Freizeit für Trainer und Leitung
In Messenger-Gruppen können Mitglieder Trainer oder Vorsitzende jederzeit direkt in deren private Inbox schreiben — oft Ursache für Stress und Burnout bei Ehrenamtlichen.
Mit unserem Mitglieder-Chat können Vereinsleiter die App in der Freizeit schließen, ohne dass die private Messenger-Inbox sonntagabends um 23 Uhr blinkt. Ehrenamt und Privatleben bleiben getrennt.
Apps wie Messenger sind für private Freunde. Unser Mitglieder-Chat ist auf Vereine zugeschnitten. Er pflegt sich selbst, erfüllt die Vorschriften und sorgt dafür, dass wichtige Nachrichten gelesen werden — ohne manuelle Pflege der Mitgliederlisten.
Wenn Sie den Mitglieder-Chat nutzen möchten, kontaktieren Sie uns — wir schalten ihn für Sie frei.
Pinnwände¶
Das System ermöglicht dem Verein, verschiedene Pinnwände anzulegen, auf denen Mitglieder Kommentare schreiben können, die andere Mitglieder sehen. Das eignet sich z. B. zur Organisation von Mitfahrgelegenheiten zu einem Spiel oder für Wünsche vor dem Training.
Pinnwände können auf zwei Arten erstellt werden:
Bei einer Aktivität „Kommentare zulassen“ aktivieren.
Beim Anlegen einer Aktivität den Typ „Pinnwand“ wählen.
„Kommentare zulassen“ eignet sich z. B. für Trainingseinheiten, Spiele und/oder Veranstaltungen — also für konkrete Aktivitäten.
Aktivitäten vom Typ „Pinnwand“ sind allgemeiner. Mitglieder können per E-Mail und/oder App benachrichtigt werden, wenn ein neuer Kommentar auf der Pinnwand erscheint.
Beispiele: In einem Tennis- oder Padel-Club legen Sie eine Aktivität „Partnerbörse“ an, um Spielpartner zu finden. Interessierte Mitglieder melden sich an und erhalten automatisch per Mail und/oder App Benachrichtigungen bei neuen Beiträgen.
Bemerkung
Der Hauptunterschied zwischen Pinnwänden und Mitglieder-Chat ist wer sie erstellt. Pinnwände legt der Verein an; Mitglieder-Chats erstellen und verwalten die Mitglieder selbst.
Abmeldung von Pinnwand-Nachrichten¶
Sie können die E-Mail-Benachrichtigung bei jeder neuen Nachricht auf einer Pinnwand abbestellen — pro Pinnwand getrennt. Gehören Sie zwei Pinnwänden an, können Sie Mails von der einen behalten und von der anderen abmelden.
Praktisch geschieht die Abmeldung unten in jeder Nachricht von der Pinnwand über einen Abmeldelink für diese Pinnwand.
Sie können auch App-Benachrichtigungen (Handy) bei neuen Pinnwand-Nachrichten abschalten. Hier gilt „alles oder nichts“ — entweder keine Benachrichtigungen von Pinnwänden oder von allen.
Das steuern Sie in den Telefoneinstellungen der App selbst.
App-Benachrichtigungen¶
Mitglieder mit installierter App erhalten in verschiedenen Situationen Nachrichten direkt in der App auf Handy oder Tablet.
Das kann beim Versand eines Newsletters per E-Mail sein oder wenn ein neuer Kommentar auf einer Pinnwand erstellt wird.
Wenn Sie diese Benachrichtigungen nicht wünschen, schalten Sie sie in den Telefoneinstellungen für die App ab.
Textvorlagen¶
Wenn Sie Informationen mehrfach versenden oder leicht anpassen und erneut senden möchten, lohnt sich eine Textvorlage.
Eine Textvorlage legen Sie unter „Kommunikation -> Textvorlagen“ an und klicken auf „Neue Textvorlage erstellen“.
Anschließend können Sie z. B. einer einzelnen Person eine E-Mail mit der Textvorlage senden: Stammdaten des Mitglieds öffnen, Register „Aktionen“ oben rechts, „E-Mail senden“ und die neue Textvorlage im Feld „Textvorlage“ wählen.
Sie können die Textvorlage auch als Ausgangspunkt für einen Newsletter an viele Mitglieder nutzen — z. B. Einladung zur Mitgliederversammlung, die Sie jedes Jahr leicht anpassen, bevor Sie sie versenden.
Dynamische Felder¶
Beim Schreiben einer Textvorlage können Sie dynamische Felder wie {fornavn}, {efternavn} usw. einfügen, die das System beim Erzeugen von E-Mails oder Briefen durch Namen der Mitglieder ersetzt. So wird der Inhalt persönlicher. Sie können nahezu alle Stammdatenfelder der Mitglieder dynamisch einbinden.
Nach dem Speichern der Textvorlage können Sie sie beim Verfassen einer E-Mail oder eines physischen Briefs auswählen.
Anmeldung am Mitgliederportal¶
Wenn Sie Mitgliedern erklären möchten, wie sie sich am Mitgliederportal anmelden, gehen Sie so vor:
„Kommunikation -> Textvorlagen“ und blaue Schaltfläche „Neue Textvorlage erstellen“.
Im Feld „Auf Systemtext basieren“ „Anmeldung am Mitgliederportal für Mitglieder“ wählen.
Im großen weißen Textfeld erscheint ein Vorschlagstext — bei Bedarf anpassen.
Blaue Schaltfläche „Textvorlage speichern“ unten rechts.
Sie können nun Mails an Mitglieder auf Basis der neuen Textvorlage versenden — wie in Newsletter per E-Mail beschrieben.
Mailchimp-Integration¶
Eine Integration mit Mailchimp ist möglich — ein Tool zum Erstellen ansprechender Newsletter.
Die Mailchimp-Integration bedeutet, dass E-Mail-Adressen der Mitglieder in MemberOrganizer automatisch in Mailchimp angelegt werden — bei neuen Mitgliedern und bei Austritten. Tritt ein Mitglied aus, wird die E-Mail-Adresse in Mailchimp automatisch entfernt.
Sie pflegen die Mitgliederliste nur in MemberOrganizer; Änderungen werden automatisch nach Mailchimp übernommen.
Mailchimp nutzen Sie nur zum Versenden Ihres Newsletters.
Übertragen werden eingeschriebene Mitglieder mit E-Mail-Adresse und Feld „Newsletter empfangen“ = „Ja“. Entfernen Sie eine E-Mail-Adresse in MemberOrganizer, wird sie auch in Mailchimp entfernt — und umgekehrt bei Aktualisierungen.
Die Integration eignet sich für Newsletter an alle Mitglieder des Vereins. Aktivitäten aus MemberOrganizer werden nicht automatisch nach Mailchimp übernommen — Sie können also nicht gezielt über Mailchimp an Mitgliedergruppen senden, die nur in MemberOrganizer definiert sind.
Gruppen in Mailchimp legen Sie selbst an, wenn Sie unterschiedliche Empfänger brauchen. Alternativ nutzen Sie die E-Mail-Funktion von MemberOrganizer für Gruppen und Mailchimp für Newsletter an alle Mitglieder.
Einrichtung¶
Für die Integration benötigen wir von Ihrem Mailchimp-Konto:
API-Schlüssel
Audience ID
Unter Ihrem Profil in Mailchimp: „Extras -> API keys“ — Schlüssel finden/erstellen und an uns senden.
Unter „Audience -> Settings“ die „Audience ID“ finden und an uns senden.
Wir richten die Integration ein; Änderungen an Ihren Mitgliedern werden automatisch nach Mailchimp übernommen.
Die Integration ist ein Zusatzmodul. Preise finden Sie auf unserer Website.
Alle Mitglieder in Mailchimp laden¶
Beim Start können wir einen Sondervorgang ausführen, bei dem alle Mitglieder nach Mailchimp übertragen werden — typischerweise direkt nach der Einrichtung.
Das sollten Sie nicht tun, wenn alle Mitglieder bereits in Mailchimp existieren.
Schreiben Sie uns, wenn wir diesen Sondervorgang starten sollen.