Erste Schritte

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie als neuer Verein im System starten. Eine Videopräsentation des Systems finden Sie hier: Präsentation ansehen

Wir haben außerdem beschrieben, wobei wir Sie in einer Startphase unterstützen können. Mehr erfahren.

Verein anlegen

Als Erstes müssen Sie einen Verein anlegen. Klicken Sie auf der Startseite von memberorganizer.com auf „Verein anlegen“. Wenn „Verein anlegen“ nicht sichtbar ist, sind Sie möglicherweise im Demo-Verein angemeldet. Klicken Sie oben rechts auf „Abmelden“.

Um einen Verein anzulegen, müssen Sie sich zuerst als Benutzer auf memberorganizer.com registrieren. Das System fragt daher nach einer E-Mail-Adresse, wenn Sie auf „Verein anlegen“ klicken. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Benutzer anlegen“.

Kurz darauf erhalten Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang. Sie erhalten eine E-Mail von MemberOrganizer mit einem Link zur Aktivierung Ihres Kontos. Klicken Sie auf den Link.

Es öffnet sich eine Seite auf memberorganizer.com, auf der Sie ein Passwort für Ihr Konto wählen, mit dem Sie sich künftig zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse bei memberorganizer.com anmelden. Geben Sie außerdem den Namen des Vereins ein, den Sie anlegen möchten.

Module wählen

Beim Anlegen des Vereins können Sie wählen, welche Module Sie nutzen möchten. Sie können diese Module später hinzufügen oder entfernen. Das Basispaket umfasst die Mitgliederdatenbank, Kommunikation mit Mitgliedern per E-Mail, Online-Anmeldung und weitere Funktionen.

Zusätzlich können Sie aus folgenden Modulen wählen:

  • Buchhaltungsmodul

  • Rechnungsmodul

  • Dankort-Modul und MobilePay

  • Betalingsservice-Modul

  • PayPal-Modul

  • Mitgliederportal

  • Buchungsmodul

  • Spendenmodul

  • Zutrittskontrollsystem

  • Dokumentenarchiv

  • Zählermodul (Verbrauchsabrechnung)

  • Homepage-Modul

Die Module werden an anderer Stelle in diesem Benutzerhandbuch ausführlicher beschrieben.

Im neuen Layout sehen Sie jederzeit, welche Module Sie derzeit bezahlen, sowie Ihre Rechnungen für die Nutzung von MemberOrganizer, über Konto -> Abonnement und Konto -> Rechnungen oben rechts. Siehe Rechnungen und Abonnement.

Einrichtung in der Startphase

MemberOrganizer ist flexibel und kann auf viele Arten eingerichtet werden — abhängig von Vereinsgröße, Modulen und Zahlungsabläufen. Viele Vereine nehmen es schrittweise in Gebrauch.

Es gibt keine einzige «richtige» Einrichtung

Die Einrichtung hängt davon ab, wofür Sie das System nutzen wollen. Sie sollten prüfen, ob Ihre Konfiguration genau das unterstützt — nicht, ob sie einer festen Vorlage entspricht, die wir aus der Ferne «absegnen» können.

Beispiele für Faktoren, die die Einrichtung beeinflussen:

  • Welche Module Sie gewählt haben (Rechnungen, Buchhaltung, Mitgliederportal, Buchung, …)

  • Wie Mitglieder gruppiert sind (Aktivitäten, Teams, Beitragsarten)

  • Welche Zahlungskanäle Sie nutzen wollen — Betalingsservice, MobilePay Feste Zahlungen, MobilePay Integrierte Zahlung, manuelle MobilePay-Nummer, Überweisung, Karte, …

  • Ob sich neue Mitglieder über das Mitgliederportal anmelden sollen und ob bei der Anmeldung sofort bezahlt werden soll

Zwei Vereine können beide «korrekt» eingerichtet sein — und trotzdem völlig unterschiedlich aussehen.

So hilft der Support in der Startphase

Support ist im Abonnement enthalten — siehe Selbstverwaltung und Support. Wir zeigen wie Dinge erledigt werden; grundsätzlich führt der Verein die Handlungen im System aus, ggf. nach unserer Anleitung.

In der Startphase können wir z. B. beim Import von Mitgliedern und bei der Einrichtung des Kontenplans helfen, wie auf unserer Einstiegsseite beschrieben. Laufende Einrichtung, Anpassung und Betrieb liegen beim Verein — mit Support, wenn Sie uns kontaktieren.

Was wir von Ihnen brauchen

Je genauer Sie beschreiben, wo Sie hängenbleiben, desto schneller können wir helfen. Wir können nicht Ihre gesamte Einrichtung prüfen, ohne zu wissen, wofür Sie das System nutzen wollen — und welche konkreten Fragen Sie gerade haben.

Wenn Sie uns kontaktieren, hilft es, wenn Sie angeben:

  • Das Ziel — z. B. «neue Mitglieder sollen sich auf der Website anmelden und Beiträge per Kartenzahlung und MobilePay zahlen»

  • Wo Sie hängenbleiben — z. B. «der Link auf der Website funktioniert, aber die Zahlung koppelt nicht»

  • Konkrete Details — Links (z. B. zum Mitgliederportal), Screenshots, Mitgliedsnummer, Datum und Betrag bei einer fehlgeschlagenen Zahlung

  • Gewünschte Zahlungskanäle — und welche Verträge Sie bereits haben

Support-Stunden und kostenpflichtige Einrichtung

Support und Anleitung sind im Abonnement enthalten. Wir bieten keine allgemeine kostenpflichtige Einrichtung oder Support-Stunden für Mitgliederadministration, Rechnungen und sonstigen laufenden Systembetrieb an.

Optional kann MemberOrganizer einen kostenpflichtigen Buchhaltungsservice auf Stundenbasis anbieten — das gilt jedoch nur für ausgewählte Buchhaltungsaufgaben, nicht für Mitgliederdaten, Rechnungen oder Mitgliederportal. Siehe Selbstverwaltung und Support.

Nützliche Stellen im Handbuch

Je nach Frage können diese Kapitel relevant sein: