Mitgliederportal¶

MemberOrganizer verfügt über ein Mitgliederportal, in dem einzelne Mitglieder sich anmelden und selbst bedienen können.

Im Mitgliederportal können sich Mitglieder für verschiedene Teams, Veranstaltungen usw. anmelden. Alle Anmeldeoptionen sind separat unter Onlineregistrierung beschrieben.

Das Mitgliederportal wird aktiviert, indem Sie „Konfiguration -> Verein -> Module auswählen“ wählen, „Mitgliederportal“ aktivieren und auf Speichern klicken. Gehen Sie anschließend zu „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Module auswählen“ und aktivieren Sie die gewünschten Module im Mitgliederportal.

Nachfolgend die verfügbaren Module/Funktionen.

Für Mitglieder:

Anmeldung: Mitglieder können sich für verschiedene Veranstaltungen, Teams, Trainingseinheiten usw. anmelden. Mehr unter Onlineregistrierung.
Buchung: Mitglieder können Badmintonplätze, Tennisplätze, Räume oder Boote buchen — Ressourcen, die typischerweise stundenweise gemietet werden.
Stammdaten ansehen und ggf. bearbeiten: Mitglieder können eigene Stammdaten bearbeiten. Mehr unten unter Eigene Stammdaten bearbeiten.
Rechnungen ansehen: Mitglieder können eigene Rechnungen einsehen.
Mitglieder-Chat: Mitglieder können selbstständig einen Chat mit einem oder mehreren anderen Mitgliedern direkt in der App starten — ohne die Vereinsverwaltung. Mehr hier: Mitglieder-Chat
Kalender: Zeigt Aktivitäten mit festgelegtem Termin sowie Buchungen, wenn das Buchungsmodul genutzt wird.
Zuvor versandte E-Mails ansehen: Mitglieder können zuvor vom Verein versandte E-Mails einsehen.
Angemeldete Aktivitäten ansehen: Mitglieder können angemeldete Aktivitäten ansehen, aber nicht abmelden.
Von Aktivitäten abmelden: Mitglieder können sich von angemeldeten Aktivitäten abmelden — besonders bei Trainingseinheiten.
Mitgliedschaft wechseln: Mitglieder können die Mitgliedschaft selbst wechseln.
Abgeschlossene Kurse ansehen: Mitglieder können abgeschlossene Kurse ansehen — Aktivitäten vom Typ „Kurs“, an denen das Mitglied angemeldet ist oder war.
Mitgliedskarte ansehen und herunterladen: Mitglieder können eine Mitgliedskarte ansehen und herunterladen. Sie können einschränken, dass nur zahlende Mitglieder die Karte sehen/herunterladen dürfen. Die Funktion gibt es auch in der App.
Mitgliederliste für alle Mitglieder: Eine Mitgliederliste kann für alle Mitglieder sichtbar gemacht werden — mit oder ohne Login-Schutz.
Kündigung/Austritt: Mitglieder können sich selbst austreten/kündigen, ohne dass der Verein etwas tun muss.
Eigene Dokumente ansehen: Mitglieder können eigene Dokumente ansehen — vom Verein für das einzelne Mitglied hochgeladene Dateien.
Dokumentenarchiv für alle Mitglieder: Angemeldete Mitglieder können alle Dokumente im Ordner public im Dokumentenarchiv ansehen. Hinweis: Der Ordner muss mit kleinem „p“ in „public“ benannt sein. Mit großem „P“ funktioniert es nicht.

Für Ausbilder:

Online-Anwesenheit: Ausbilder können Teilnehmer online per Smartphone, Tablet, Laptop usw. abhaken.
Zeiterfassung: Ausbilder können Unterrichtsstunden auf den verschiedenen Teams erfassen.
Kommunikation: Ausbilder können E-Mails und/oder SMS an die Teams senden, denen sie zugeordnet sind.
Mitgliederliste für ausgewählte Mitglieder: Ausgewählte Mitglieder können eine Liste von Mitgliedern ausgewählter Aktivitäten einsehen.
Dokumentenarchiv für Ausbilder: Angemeldete Ausbilder können alle Dokumente im Ordner instructors im Dokumentenarchiv ansehen. Hinweis: Der Ordner muss mit kleinem „i“ in „instructors“ benannt sein.

Für den Vorstand:

Dokumentenarchiv für den Vorstand: Vorstandsmitglieder können im Ordner boardmembers im Dokumentenarchiv alle Dokumente ansehen. Hinweis: Der Ordner muss mit kleinem „b“ in „boardmembers“ benannt sein.

Mitglieder melden sich mit E-Mail-Adresse (oder Mitgliedsnummer) und Passwort an. Beim Anlegen eines Mitglieds in MemberOrganizer vergibt das System automatisch ein zufälliges Passwort. Dieses kann z. B. per Newsletter mit Mitgliedsnummer und Passwort versendet werden — auch auf Rechnungen, einschließlich Betalingsservice-Rechnungen.

Das Mitgliederportal funktioniert auf Smartphone, Tablet, Laptop usw.

Mitgliedern Zugang geben¶

Informieren Sie Mitglieder per E-Mail über das Mitgliederportal und die Anmeldung.

Beim Anlegen eines Mitglieds vergibt das System automatisch ein Passwort, das per E-Mail versendet werden kann. Ändert das Mitglied das Passwort später, kann es nicht mehr im Klartext versendet/angezeigt werden.

So senden Sie Mails an Mitglieder:

„Kommunikation -> Textvorlagen“
„Neue Textvorlage erstellen“
„Auf Systemtext basieren“ → „Anmeldung am Mitgliederportal für Mitglieder“
Text anpassen, „Textvorlage speichern“
„Kommunikation -> E-Mails und Briefe an die Mitglieder“ → „Neue E-Mail erstellen“
Empfänger wählen (typischerweise alle Mitglieder)
Textvorlage im Feld „Textvorlage“ wählen
Optional „Test-E-Mail an mich senden“ unten auf der Seite
„Senden“ — Mail geht an die gewählten Mitglieder

Anmeldung¶

Das Mitgliederportal ermöglicht Anmeldungen zu verschiedenen Angeboten im Verein. Viele Konfigurationsoptionen — daher ein eigenes Kapitel: Onlineregistrierung.

Buchung¶

Mitglieder können Badmintonplätze, Tennisplätze, Räume oder Boote buchen — typischerweise stundenweise.

Bei Kartenzahlung ist eine Buchung nur möglich, wenn gleichzeitig bezahlt wird.

Eigene Stammdaten bearbeiten¶

Der Verein legt fest, welche Felder Mitglieder sehen und bearbeiten dürfen — manche nur lesen, nicht ändern.

Konfiguration unter „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Mitgliederlogin“.

Eigene Rechnungen ansehen¶

Mitglieder sehen in MemberOrganizer erstellte Rechnungen, ob sie bezahlt sind, und können PDFs herunterladen.

Zuvor versandte Nachrichten ansehen¶

Per E-Mail versandte Nachrichten sind zusätzlich zur Zustellung 60 Tage im Mitgliederportal und in der App sichtbar — danach wird der Inhalt gelöscht.

Einrichtung unter „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Module auswählen“ — „Nachrichten ansehen“ aktivieren.

Online-Anwesenheit¶

Legen Sie Ausbilder/Lehrer/Trainer in der Mitgliederliste an, können Sie Online-Anwesenheit über das Mitgliederportal freischalten. Mehr unter Online-Anwesenheit

Zeiterfassung¶

Ausbilder/Lehrer/Trainer in der Mitgliederliste können Stunden über das Mitgliederportal erfassen.

Nach Anmeldung wählen sie zugeordnete Aktivitäten/Teams, Datum und Stundenzahl. Aus der Verwaltung lassen sich Monatsberichte für die Lohnabrechnung ziehen.

Mehr unter Zeiterfassung.

Kommunikation¶

Ausbilder/Lehrer/Trainer können E-Mails und/oder SMS über das Mitgliederportal an ihre Teams senden — z. B. bei kurzfristiger Absage per SMS.

Ausbilderliste und Ausschusslisten¶

Das System kann Ausbilder und Ausschussmitglieder anzeigen — standardmäßig Profilbild (wenn Feld sichtbar) und Name.

Profilbild unter „Konfiguration -> Mitglieder -> Konfiguration der Mitgliedsfelder“ — Feld „Porträtfoto“. Profilbilder nutzen das Dokumentenarchiv (Zusatzmodul).

Die Ausbilderliste entsteht automatisch aus Mitgliedern als Ausbilder oder mit Online-Anwesenheit auf einer Aktivität.

Ausschussmitglieder: eigene Bezeichnungen, optional Titel und Beschreibung.

Anzeige der Ausbilder¶

„Konfiguration -> Mitgliederportal -> Anzeige von Ausbildern und Ausschüssen“ — „Ausbilder und Ausschüsse anzeigen“ aktivieren. Zusätzlicher Menüpunkt im Mitgliederportal. Mit Homepage-Modul: „Homepage -> Menüstruktur“ — Systemseite „Liste der Ausbilder und ggf. Ausschüsse“.

Anzeige der Ausschussmitglieder¶

Zuerst ein Zusatzfeld z. B. „Ausschuss“ als Checkbox unter „Konfiguration -> Mitglieder -> Konfiguration der Mitgliedsfelder“:

1=Vorstand,2=Jugendausschuss,3=Seniorenausschuss

In der Mitgliederliste die Ausschüsse pro Mitglied setzen. Unter „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Anzeige von Ausbildern und Ausschüssen“ im Feld „Ausschussfeld“ dieses Feld wählen. Titel (z. B. „Vorsitzender“, „Kassenwart“) dort ebenfalls konfigurieren.

Mitgliederlisten¶

Verschiedene Optionen: ausgewählte Mitglieder sehen Listen aus bestimmten Aktivitäten; oder alle Mitglieder eine gemeinsame Liste (ggf. nur nach Login).

Ausgewählte Mitglieder mit Zugriff auf Mitgliederliste

Besonders für Ortsvorsitzende mit Teilausschnitt der Liste.

„Konfiguration -> Mitgliederportal -> Module auswählen“ — „Mitgliederliste für Ausbilder“
„Mitgliederportal -> Mitglieder mit Zugriff auf Mitgliederliste -> Zugriff für Mitglieder zuweisen“
Aktivität wählen, deren Mitglieder sichtbar sein sollen
Mitglied(er) wählen, die die Liste sehen dürfen

Alle Mitglieder mit Zugriff auf Mitgliederliste

„Konfiguration -> Mitgliederportal -> Module auswählen“ — „Mitgliederliste, die alle Mitglieder sehen können“
„Mitglieder -> Mitgliederberichte“ — „Neuen Mitgliederbericht erstellen“
„Sichtbarkeit im Mitgliederportal“, Spalten, Sortierung, Kriterien
Bei Sichtbarkeit im Portal: Einwilligung der Mitglieder zur Datenweitergabe einholen

Aktivität/Team wechseln¶

Mitglieder können die Aktivität selbst wechseln — sinnvoll bei vielen Teams.

Voraussetzung: genau eine Aktivität in der freigegebenen Wechselgruppe. Mehrere wechselbare Aktivitäten → System erlaubt keinen Wechsel; Verein muss manuell umhängen.

„Konfiguration -> Mitgliederportal -> Module auswählen“ — „Aktivitäten: Mitglied kann Mitgliedschaft wechseln“.

Vorsicht

Wechselbare Aktivitäten sollten in ähnlicher Preisklasse liegen. Sonst Anmeldung zu günstigem Team und Wechsel zu teurerem — das System berechnet keine Differenz.

Schutz: „Betrag muss übereinstimmen“ unter „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Aktivitäten, die Mitglieder wählen können“ in „Regeln für Aktivitätswechsel“. Alternativ Standardpreise („Konfiguration -> Standardpreise“) oder Freitextfeld Preisgruppen bei Online-Anmeldung — sichtbar wenn „Freitextfeld ‚Preisgruppe‘ muss übereinstimmen“ in denselben Regeln aktiv ist.

Von Aktivitäten abmelden¶

Bei vielen Teams/Aktivitäten: Abmeldung von Aktivitäten nutzen.

Mitglieder melden sich von angemeldeten Teams ab — nur vor der Durchführung, bis 2 Stunden vor Beginn. Danach keine Abmeldung mehr.

Dokumentenarchiv¶

Angemeldete Mitglieder sehen Dokumente im Ordner public — keine Uploads durch Mitglieder.

„Konfiguration -> Mitgliederportal -> Module auswählen“
„Dokumentenarchiv: Mitglieder können alle Dokumente im Ordner ‚public‘ ansehen“
„Modulauswahl speichern“
Ordner public in der Wurzel des Archivs anlegen — kleines „p“

Ausbilderdokumente¶

Ordner instructors — nur für Ausbilder. Aktivierung analog mit „Dokumentenarchiv: Ausbilder … ‚instructors‘“ — kleines „i“

Vorstandsdokumente¶

Ordner boardmembers — nur für Vorstandsmitglieder. Aktivierung analog — kleines „b“.

Welche Mitglieder zum Vorstand zählen:

„Konfiguration -> Mitgliederportal -> Vorstandsmitglieder“ (nach Modulaktivierung)
Aktivität(en) mit Vorstandsmitgliedern wählen, „Speichern“
Fehlt die Aktivität: zuerst anlegen und Vorstand zuordnen

Mitgliedskarte¶

Angemeldete Mitglieder (Portal oder App) können eine Mitgliedskarte anzeigen — Inhalt legt der Verein fest. Nichtzahlende können gesperrt werden.

Mehr unter Mitgliedskarte

Austritt¶

Mit aktivierter Austrittsfunktion können Mitglieder sich selbst abmelden — auch bei offener Rechnung.

Bei Rechnung mit zukünftigem Enddatum oder nächstem Abrechnungstermin setzt das System das Austrittsdatum automatisch in die Zukunft — Mitgliedschaft bis zum bezahlten Datum.

Textvorlage unter „Kommunikation -> Textvorlagen“, verknüpft unter „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Einrichtung“ im Feld „Austritts-E-Mail“. Mail an den Verein bei Austritt: bei uns anfragen.

Aktivierung:

„Konfiguration -> Mitgliederportal -> Module auswählen“
„Kündigung/Austritt: Mitglied kann selbst austreten/kündigen“
„Modulauswahl speichern“

Integration mit Website¶

Bestehende Website mit Link zum Mitgliederportal verbinden — z. B. bei Anmeldung oder Veranstaltungen.

Link unter „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Integration zur Website“ oder „Mitgliederportal -> Mitgliederportal anzeigen“ — URL aus der Adresszeile kopieren.

Diese Menüpunkte nur ohne Homepage-Modul; mit Homepage-Modul ist das Portal voll integriert.

Sprache¶

Mitgliederportal auf 3 Sprachen:

Dänisch
Englisch
Deutsch

Standard: nur Dänisch. Weitere unter „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Sprache wählen“.

Nur Systemtexte sind mehrsprachig (z. B. Schaltfläche „Jetzt anmelden“). Aktivitätsnamen und -beschreibungen legen Sie selbst fest — bei mehrsprachigen Zielgruppen ggf. englische Bezeichnungen.

Online-Marketing¶

Bei Kartenzahlung bei Anmeldung: spezielle Zielseite nach Zahlung (eigene Website) für Facebook/Google-Tracking — unter „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Einrichtung“.

Layout¶

Anpassung unter „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Einrichtung“ — Bild/Logo oben, Menüfarben. Mit CSS-Kenntnissen mehr (Bootstrap). Beispiel eckige Schaltflächen:

.btn {
   border-radius: 0px;
}

CSS im Feld „CSS anpassen“ einfügen.

Webshop¶

Sehr einfache physische Waren möglich — ohne Lager, Versand, viele Produktbilder oder Varianten.

Das Portal ist für Mitgliedschaften und Veranstaltungsanmeldungen gedacht (digitale Leistungen). Aktivität „T-Shirt“ oder „Tasse“ mit Kartenzahlung/MobilePay geht — Versand und Lager danach manuell oder eigene Webshop-Lösung.