Mitgliedsverträge

Das Modul Mitgliedsverträge (Beta) unterstützt Ihren Verein beim Erstellen, Versenden und Archivieren von Verträgen mit Trainern, Übungsleitern und ähnlichen Rollen. Sie legen Vertragsvorlagen mit gemeinsamen Bedingungen und individuellen Feldern (Stundensatz, Stunden, Teams, Zeitraum usw.) an, erstellen Verträge in Serie für Mitglieder ausgewählter Aktivitäten und versenden sie zur einfachen elektronischen Annahme per E-Mail.

Empfänger müssen sich nicht bei MemberOrganizer anmelden. Über einen persönlichen Link lesen sie den Vertrag, geben ihren vollständigen Namen ein und nehmen an. Das System speichert anschließend ein PDF mit Annahmedetails und archiviert es in den Mitgliedsdokumenten.

Bemerkung

Mitgliedsverträge sind nur im neuen Layout verfügbar und in der Oberfläche als Beta gekennzeichnet. Das Modul wird laufend erweitert — bei Fragen oder Fehlern wenden Sie sich an den MemberOrganizer-Support.

Bemerkung

Die Annahme per Link und Name ist einfache elektronische Annahme — keine formale E-Signatur (MitID usw.). Sie eignet sich für viele Vereinsvereinbarungen mit Trainern; Ihr Verein muss selbst prüfen, ob sie für Ihren konkreten Fall ausreicht.

Aktivierung und Zugriff

Modul aktivieren

  • Gehen Sie zu Konfiguration → Vereinsdetails (als Vereinsadministrator)

  • Unter Aktivierung von Modulen: Mitgliedsverträge (Beta) aktivieren

  • Speichern

Benutzern Zugriff geben

  • Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzerliste & Zugriff

  • Wählen Sie den Benutzer, der Verträge verwalten soll

  • Aktivieren Sie die Berechtigung Mitgliedsverträge (Beta)

  • Speichern

Bemerkung

Die Berechtigung Mitgliedsverträge (Beta) kann nur vom Administrator des Vereins vergeben werden — nicht von Benutzern mit alleiniger Berechtigung Konfiguration.

Benutzer mit dieser Berechtigung sehen Mitglieder → Mitgliedsverträge (Beta) im Menü.

Vertragsvorlage anlegen

  • Gehen Sie zu Mitglieder → Mitgliedsverträge (Beta)

  • Klicken Sie auf Vorlagen verwalten

  • Klicken Sie auf Vorlage erstellen

Ausfüllen:

  • Name — z. B. „Übungsleitervertrag 2026“

  • Vertragstext — Mitglieds-Platzhalter aus Textvorlagen und {contract.feldname} für individuelle Felder (z. B. {contract.hourly_rate})

  • Individuelle Felder — Felder mit Schlüssel, Bezeichnung und Typ (Text, Zahl, Datum)

  • E-Mail-Betreff und E-Mail-Text — {accept_url} für den Annahme-Link

Vorlage speichern. Mehrere aktive Vorlagen sind möglich.

Verträge in Serie anlegen

Auf der Seite Mitgliedsverträge:

  • Vorlage wählen

  • Eine oder mehrere Aktivitäten wählen (z. B. „Übungsleiter“) — es werden nur aktive Mitglieder mit angemeldetem Status auf der Aktivität einbezogen

  • Gemeinsame Vertragsfelder ausfüllen (Werte für alle in diesem Durchgang)

  • Entwürfe erstellen klicken

Verträge erhalten den Status Entwurf. Mitglieder ohne gültige E-Mail-Adresse können später keine Einladung erhalten.

Verträge versenden

  • Verträge mit Status Entwurf in der Liste markieren

  • Ausgewählte Verträge senden klicken

Jedes Mitglied erhält eine E-Mail mit Annahme-Link. Der Link ist 30 Tage gültig. Der Status wechselt zu Gesendet.

Bei einem einzelnen Vertrag können Sie Erneut senden oder Vertrag stornieren (solange er nicht angenommen wurde).

Elektronische Annahme (Empfänger)

Der Empfänger öffnet den Link aus der E-Mail und sieht den Vertragstext. Zur Annahme:

  • Vollständigen Namen eingeben

  • „Ich habe den Vertrag gelesen und akzeptiere ihn“ aktivieren

  • Vertrag annehmen klicken

Das System protokolliert Zeitpunkt und IP-Adresse auf dem angenommenen PDF.

Archiv und Dokumente

Nach der Annahme:

  • Status Angenommen

  • PDF wird beim Mitglied unter Mitgliedsdokumente im Ordner Kontrakter abgelegt

  • Administratoren können Entwurfs-PDF und angenommenes PDF auf der Vertragsdetailseite herunterladen

Das Zugriffsprotokoll zeigt Anlage, Versand, Link geöffnet, Annahme usw.

Bei Fragen zur Einrichtung oder Nutzung wenden Sie sich an den MemberOrganizer-Support.