Ausbilder, Mannschaftsführer & Verantwortliche

Ausbilder und Mannschaftsführer haben in Vereinen oft vielfältige Aufgaben. Gemeinsam ist, dass sie oft Zugriff auf einen Teil der Mitglieder brauchen — MemberOrganizer kann dabei helfen.

Bemerkung

Im Folgenden wird nur Ausbilder verwendet — gemeint sind alle Personen mit Verantwortung für einen Teil der Vereinsmitglieder: Mannschaftsführer, Ortsleiter, Ortsvorsitzende und ähnliche Rollen.

Anwendungsbeispiele

Beispiele, wobei MemberOrganizer helfen kann:

Mannschaftsführer eines Teams

Jens Jensen ist Mannschaftsführer einer Jugendmannschaft in einem Sportverein. Jens legt Spiele in MemberOrganizer an und hat Zugriff genau auf die Spieler seiner Altersgruppe — nicht auf andere Altersgruppen. Eltern können über die MemberOrganizer-App oder den Browser ihre Kinder für Spiele zur Verfügung stellen, danach wählt Jens den Kader.

Auf dem Spiel selbst können Eltern in einem Kommentarthread Mitfahrgelegenheiten oder andere Organisation besprechen.

Jens kann per E-Mail, SMS und/oder App mit dem Team kommunizieren.

Ausbilder eines Teams

Peter Petersen ist Ausbilder in einem Fitnessstudio. Er darf Trainingseinheiten in MemberOrganizer anlegen — auch durch Kopieren einer Einheit über mehrere Wochen.

Mitglieder melden sich für einzelne Trainingseinheiten über App oder Browser an und ab; Peter nutzt Wartelisten, und MemberOrganizer benachrichtigt per E-Mail, SMS und/oder App, wenn ein Platz frei wird. Peter kann per E-Mail, SMS und/oder App kommunizieren.

Verantwortlicher für einen Ortsverein

Søren Sørensen ist für einen Ortsverein in einem Bundesverband zuständig.

Er sieht nur Mitglieder seines Ortsvereins — nicht andere Ortsvereine.

Er kann Stammdaten einsehen und bearbeiten; das System kann auch nur Lesezugriff erlauben.

Er kann per E-Mail, SMS und/oder App kommunizieren.

Er kann Veranstaltungen/Meetings nur für den Ortsverein anlegen, und Mitglieder können kommentieren.

Funktionen

Funktionen für Ausbilder u. a.:

  • Zugriff auf einen Teil der Vereinsmitglieder.

  • Kommunikation an eine Gruppe — per E-Mail, SMS und/oder App.

  • Anwesenheit bei Training/Spiel markieren.

  • Trainingseinheiten anlegen, zu denen sich Mitglieder anmelden können.

  • Trainingseinheiten absagen oder löschen.

  • Spiele anlegen; Mitglieder melden Verfügbarkeit, Ausbilder wählt den Kader.

  • Stunden im Zusammenhang mit Unterricht erfassen.

  • Kommentare zu Spielen/Aktivitäten — z. B. Mitfahrgelegenheiten.

Eingeschränkter Zugriff

Ein Ausbilder erhält Zugriff auf genau die relevanten Mitglieder. In MemberOrganizer heißt das ein Bereich.

Ein Bereich ist wie ein „Verein im Verein“ — eine Teilmenge der Mitglieder, auf die der Ausbilder Zugriff hat.

Der Ausbilder sieht nur die Funktionen/Menüpunkte, für die er freigeschaltet ist — nicht die volle Verwaltung wie Kassenwart/Vorsitzender/Sekretär.

Ausbildern Zugriff gewähren

Bemerkung

Für Anwesenheit und Zeiterfassung siehe Online-Anwesenheit und Zeiterfassung.

Ein Administrator kann Ausbildern Zugriff geben — in drei Schritten:

  1. „Mitgliederliste für Ausbilder“ aktivieren

    Unter „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Module wählen“ „Mitgliederliste für Ausbilder“ aktivieren und speichern.

  2. Bereich anlegen

    Unter „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Bereiche & Zugriff“ blaue Schaltfläche „Bereich erstellen“. Dann Aktivitäten und/oder Mitgliederauszüge für den Bereich wählen.

    Bei Jugend- und Seniorenabteilung z. B. zwei Bereiche „Jugendabteilung“ und „Seniorenabteilung“.

  3. Ausbilder freischalten.

    Fehlt der Ausbilder in der Mitgliederliste: „Mitglieder -> Neues Mitglied anlegen“ mit mindestens Name und E-Mail, „Speichern“.

    Stammdaten öffnen, Register „Aktionen“ oben rechts, „Vorrechte“ (Show privileges), „Bearbeiten“ beim gewünschten Bereich — Berechtigungen ein-/ausschalten:

    • Zugriff auf Mitglieder im Bereich

    • Aktivitäten anlegen

    • kostenpflichtige Aktivitäten anlegen (Dankort-Modul nötig)

    • Kommunikation per E-Mail, App und SMS

Leitfaden an Ausbilder senden

Verweisen Sie auf Leitfaden für Ausbilder, Mannschaftsführer & Verantwortliche — Link kopieren und per E-Mail senden. Dafür müssen Ausbilder wissen, wie sie sich anmelden.

Es gibt einen Systemtext als Ausgangspunkt:

  1. „Kommunikation -> Textvorlagen“

  2. „Neue Textvorlage erstellen“

  3. „Auf Systemtext basieren“ → „Anmeldung am Mitgliederportal für Ausbilder“

  4. Betreff und Text anpassen, „Textvorlage speichern“

  5. „Kommunikation -> E-Mails und Briefe an die Mitglieder“ → „Neue E-Mail erstellen“

  6. Aktivität mit allen Ausbildern wählen (ggf. „Neue Aktivität anlegen“ und „Teilnehmer hinzufügen/kopieren/entfernen“)

  7. „Fortfahren“

  8. Textvorlage wählen

  9. „An x Mitglieder senden“