Zeiterfassung¶

Mit der Zeiterfassung können Ausbilder die Stunden erfassen, die sie wöchentlich als Ausbilder leisten, und der Kassenwart — oder Lohnverantwortliche — kann im Verwaltungsteil des Systems z. B. monatlich einen Gesamtbericht ziehen, in dem alle Erfassungen der Ausbilder in einem Zeitraum — z. B. dem letzten Monat — angezeigt werden.

So lässt sich leicht eine Gesamtübersicht pro Ausbilder erstellen, da der Bericht die Gesamtstundenzahl pro Ausbilder selbst berechnet. Der Bericht enthält auch Details für jeden Ausbilder, sodass Sie prüfen können, ob die Zeiterfassungen wie erwartet aussehen.

Bei einer Erfassung kann der Ausbilder auch eine Notiz angeben; diese erscheint im Bericht. Das eignet sich z. B., wenn ein Ausbilder einen anderen Ausbilder vertritt.

Ausbilder greifen bequem über App oder Browser auf die Zeiterfassung zu.

Auszahlung von Lohn, Erstellung von Lohnabrechnungen usw. unterstützt das System nicht. Empfohlen wird ein Lohnsystem. Nutzen Sie z. B. Danløn, Dataløn, Salary oder Zenegy und unser Buchhaltungsmodul, können Sie eine Lohnabrechnung aus diesen Systemen in das Buchhaltungsmodul importieren, sodass der Lohn korrekt gebucht wird. Das erfordert vorab Einrichtung in den Lohnsystemen — welche Konten die Posten erhalten. Dabei können wir nicht helfen — wenden Sie sich an den Support der genannten Lohnsysteme.

Einrichtung im System¶

Aktivieren Sie die Zeiterfassung unter „Konfiguration -> Verein -> Module auswählen“ mit „Mitgliederportal“. Wählen Sie dann „Konfiguration -> Mitgliederportal -> Module auswählen“ und kreuzen Sie „Zeiterfassung für Ausbilder“ an. Links erscheint der Menüpunkt „Zeiterfassung“.

Ausbilder mit Zugriff auf Zeiterfassung müssen als Mitglieder im System angelegt sein. Optional legen Sie eine Aktivität „Ausbilder“ an und ordnen alle Ausbilder zu, damit sie sich von normalen Mitgliedern unterscheiden lassen.

Zugriff für Ausbilder

Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie links auf „Zeiterfassung -> Zugriff zuweisen“ und wählen Sie die Aktivität, für die ein oder mehrere Ausbilder Zugriff erhalten sollen.
Klicken Sie auf „Weiter zur Mitgliederwahl“.
Es werden alle Mitglieder angezeigt — wählen Sie die Ausbilder (die ebenfalls als Mitglieder angelegt sind), die Zugriff auf genau diese Aktivität erhalten sollen.
Klicken Sie auf „Ausbilder speichern“.

Zeiterfassung durchführen¶

Ist die Einrichtung abgeschlossen, kann sich ein Ausbilder über die App oder einen Browser anmelden und sieht den Menüpunkt „Zeiterfassung“, in dem er zwischen den zugewiesenen Aktivitäten wählen kann.

Wählt der Ausbilder eine Aktivität, kann er auf „Stunden erfassen“ klicken und Folgendes angeben:

Datum
Stunden
Optionale Notiz

Gesamtbericht¶

Im Verwaltungsteil kann ein Gesamtbericht gezogen werden — über „Zeiterfassung -> Stunden abrechnen“. Sie erhalten einen Überblick über noch nicht abgerechnete Stunden und können Erfassungen vor der Abrechnung anpassen.

Sind die Erfassungen bereit zur Freigabe, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Stunden abrechnen“; die Stunden werden dann abgerechnet.

Der Gesamtbericht kann als Grundlage für die Berechnung des Ausbilderlohns dienen.