Medlemskontrakter

Medlemskontrakt-modulet (Beta) hjælper foreningen med at udarbejde, sende og arkivere kontrakter med fx instruktører og trænere. I opretter en eller flere kontraktskabeloner med fælles vilkår og individuelle felter (timeløn, timer, hold, periode m.m.), masseopretter kontrakter for medlemmer på valgte aktiviteter, og sender dem til simpel elektronisk accept via e-mail.

Modtageren behøver ikke logge ind i ForeningLet. Via et personligt link læser vedkommende kontrakten, indtaster fulde navn og accepterer. Systemet gemmer herefter en PDF med acceptoplysninger og arkiverer den på medlemmets dokumenter.

Bemærk

Medlemskontrakter findes kun i det nye layout og er markeret Beta i brugerfladen. Modulet udvides løbende — kontakt ForeningLet support ved spørgsmål eller fejl.

Bemærk

Accept via link og navn er simpel elektronisk accept — ikke formel e-signatur (MitID m.m.). Det er velegnet til mange foreningsaftaler med instruktører, men foreningen skal selv vurdere, om det er tilstrækkeligt i jeres konkrete situation.

Aktivering og adgang

Aktiver modulet

  • Gå til Opsætning → Detaljer for forening (som foreningens administrator)

  • Under Aktivering af moduler: sæt hak i Medlemskontrakter (Beta)

  • Gem

Giv adgang til brugere

  • Gå til Opsætning → Brugerliste & adgang

  • Vælg den bruger, der skal administrere kontrakter

  • Sæt hak i rettigheden Medlemskontrakter (Beta)

  • Gem

Bemærk

Rettigheden Medlemskontrakter (Beta) kan kun tildeles af foreningens administrator — ikke af brugere med kun rettigheden Opsætning.

Brugere med rettigheden får menupunktet Medlemmer → Medlemskontrakter (Beta).

Opret kontraktskabelon

  • Gå til Medlemmer → Medlemskontrakter (Beta)

  • Klik Administrer skabeloner

  • Klik Opret skabelon

Udfyld:

  • Navn — fx »Instruktøraftale 2026«

  • Kontrakttekst — brug medlems-pladsholdere fra tekstskabeloner og {contract.feltnavn} for individuelle felter (fx {contract.hourly_rate})

  • Individuelle felter — definer felter med nøgle, etiket og type (tekst, tal, dato)

  • E-mail emne og E-mail brødtekst — brug {accept_url} for link til accept

Gem skabelonen. I kan have flere aktive skabeloner.

Masseopret kontrakter

På siden Medlemskontrakter:

  • Vælg skabelon

  • Vælg en eller flere aktiviteter (fx »Instruktører«) — kun indmeldte medlemmer med tilmeldt status på aktiviteten inkluderes

  • Udfyld fælles kontraktfelter (værdier der gælder for alle i denne omgang)

  • Klik Opret kladder

Kontrakterne oprettes med status Kladde. Medlemmer uden gyldig e-mail kan ikke modtage invitation senere.

Send kontrakter

  • Markér kontrakter i status Kladde i listen

  • Klik Send valgte kontrakter

Hvert medlem modtager en e-mail med link til accept. Linket er gyldigt i 30 dage. Status skifter til Sendt.

På en enkelt kontrakt kan I også Sende igen eller Annullere kontrakt (så længe den ikke er accepteret).

Elektronisk accept (modtager)

Modtageren åbner linket fra e-mailen og ser kontraktteksten. Ved accept:

  • Indtastes fulde navn

  • Sættes flueben i »Jeg har læst og accepterer kontrakten«

  • Klikkes Accepter kontrakt

Systemet registrerer tidspunkt og IP-adresse på den accepterede PDF.

Arkiv og dokumenter

Efter accept:

  • Kontrakten får status Accepteret

  • PDF gemmes på medlemmet under Medlemsdokumenter i mappen Kontrakter

  • Administratorer kan downloade kladde-PDF og accepteret PDF fra kontraktens detaljeside

Adgangslog på kontrakten viser oprettelse, udsendelse, link åbnet, accept m.m.

Ved spørgsmål til opsætning eller brug, kontakt ForeningLet support.