Kommunikation¶
ForeningLet giver foreningen mulighed for at kommunikere ud til medlemmerne via disse kanaler:
Email
Fysiske breve
SMS
Nyhedsbreve via email¶
ForeningLet giver foreningen mulighed for at udsende nyhedsbreve eller anden information via email til foreningens medlemmer. Foreningen kan vælge at udsende til alle medlemmerne på én gang, eller blot nogle udvalgte medlemsgrupper.
Endvidere er der mulighed for at vedhæfte filer til et nyhedsbrev.
Man udsender et nyhedsbrev ved at vælge “Kommunikation -> Emails og breve til medlemmerne -> Opret ny email”. Herefter vælger man de medlemsgrupper (eller årgange) som skal modtage nyhedsbrevet. Klik herefter på “Videre”, hvorefter man kan indtaste et emne for nyhedsbrevet samt skrive selve teksten til nyhedsbrevet.
Man kan anvende dynamiske felter (se Dynamiske felter) til at flette stamdata fra medlemmerne ind, således at indholdet bliver mere personligt.
Hvis man ønsker at vedhæfte en fil, så gøres dette i bunden af siden, hvor man trykker på den blå knap »Vedhæft filer«, og så vælger man filen på sin computer, som man gerne vil vedhæfte. Man kan vedhæfte flere filer, hvis man ønsker det. Den maksimale størrelse af filerne tilsammen må ikke overstige 7 MB. Hvis man ønsker at vedhæfte filer som er større end dette, så er man nødt til at uploade disse store filer til sin hjemmeside, og så lave links i nyhedsbrevet til disse filer.
Feltet “Modtag nyhedsbrev”¶
Under medlemsdetaljer findes et felt ved navn “Modtag nyhedsbrev”. Når man udsender et nyhedsbrev kan man vælge listen “Alle tilmeldt nyhedsbrev”, hvilket vil udvælge alle de medlemmer som har værdien ‘Ja’ sat i medlemsfeltet “Modtag nyhedsbrev”.
Automatisk afmelding af nyhedsbrev¶
Hvis man ønsker at medlemmerne selv skal kunne afmelde et nyhedsbrev, så skal man sætte hak i “Frameldingslink” inden nyhedsbrevet udsendes. Frameldingslinket er kun en mulighed i nyhedsbreve som sendes til listen “Alle tilmeldt nyhedsbrev”.
Sikring af at emails når frem¶
ForeningLet gør brug af en række teknologier, som sikrer at emails når frem til modtagerne, og ikke bliver placeret i uønsket post. Læs mere her: Lidt teknik.
Selvom ForeningLet gør brug af disse teknologier samt overholder alle mulige andre regler vedr. udsendelse af masse-emails, så er der stadig en risiko for at enkelte emails kan blive fanget af et spamfilter eller lignende hos nogle af jeres medlemmer. Det kan fx skyldes at medlemmet har sat nogle ekstra »skrappe« regler op for, hvilke afsendere medlemmet ønsker mails fra. Det kan også være at I har brugt nogle bestemte ord i selve email-teksten eller emnefeltet, som får nogle spamfiltre til at reagere.
Vi har også hørt eksempler på, at en email står som afsendt med succes i ForeningLet, men at et medlem efterfølgende siger, at mailen ikke er modtaget. Vi kan desværre ikke se hvad der sker efterfølgende, når en email er afsendt fra ForeningLet. Her slipper den vores systemer, og så er det nogle mail-systemer uden for ForeningLet som tager over, og sender emailen videre.
Vi har også hørt eksempler på, at en email godt kan modtages, hvis man sender den fra sit eget mailprogram, men at den ikke bliver modtaget, når den sendes via ForeningLet. Det er ikke noget vi hører særlig ofte, og det er ikke noget som bør kunne ske, men vi har hørt det ske.
I disse sitautioner kan vi desværre ikke sige hvad det er, som gør, at medlemmet siger at emailen ikke er modtaget. Som tidligere nævnt slipper emailen på et tidspunkt vores systemer, og vi kan ikke se hvad der sker i de efterfølgende mail-systemer.
Hvis en email sendes til en mail-adresse som ikke eksisterer, så får ForeningLet dette at vide, og giver besked videre til jer, så denne situation er naturligvis dækket ind.
Vi har også hørt eksempler på, at en email ikke kunne leveres til et medlem, selvom emailen rent faktisk blev leveret til medlemmet. Igen er det nogle systemer uden for ForeningLet, som styrer disse ting, og vi kan derfor ikke sige, hvorfor sådan en situation kan opstå.
Fysiske breve¶
Systemet giver mulighed for at danne fysiske breve, som man selv kan udskrive på egen printer og aflevere eller sende til medlemmerne.
Det gøres ved at vælge »Kommunikation -> Emails og breve til medlemmerne« og klikke på »Opret nyt brev (PDF)«. Herefter skal man vælge hvem der skal modtage brevet, og efterfølgende kan man så skrive indholdet i brevet, eller vælge indholdet fra en tekstskabelon.
Når man er færdig med brevet, så klik på »Gem og opret breve til medlemmer«, og klik efterfølgende på »Download breve«. Nu danner systemet et PDF-dokument som man kan udskrive på egen printer.
Man kan anvende dynamiske felter (se Dynamiske felter) til at flette stamdata fra medlemmerne ind, således at indholdet bliver mere personligt.
Korte beskeder via SMS¶
Foreningen har også mulighed for at udsende SMS’er til sine medlemmer. Det er muligt at sende til alle medlemmerne på én gang, eller blot sende til udvalgte medlemsgrupper.
SMS er særlig velegnet til beskeder som skal hurtigt frem til medlemmerne. Det kan fx information vedrørende en akut aflysning af et arrangement eller lignende.
Man udsender en SMS ved at vælge “Kommunikation -> SMS til medlemmerne”. Herefter vælger man de medlemsgrupper (eller årgange) som skal modtage SMS’en. Indtast herefter teksten til beskeden.
Medlemschat¶
Dette er medlemmernes private netværksværktøj. Her kan alle medlemmer helt selvstændigt starte en chat med ét eller flere andre medlemmer direkte i appen uden om foreningens administration.
Det svarer til private beskeder og gruppesamtaler i Messenger eller WhatsApp.
Der er dog også nogle klare forskelle i forhold til fx Messenger og WhatsApp:
- Det automatiske medlemsfilter - ingen manuel oprydning
I en Messenger- eller WhatsApp-gruppe skal administratoren manuelt huske at fjerne folk ud fra gruppen, når de melder sig ud af foreningen eller stopper med at betale kontingent.
Vores medlemschat er altid synkroniseret med medlemssystemet. Når et medlem ikke længere er indmeldt, mister medlemmet automatisk adgangen til chatten med det samme. Det sparer foreningen tid og sikrer, at der ikke sidder »gamle« medlemmer og lytter med på interne beskeder.
- GDPR og databeskyttelse
Når en klub tvinger sine medlemmer ind i fx en Messenger-gruppe, blander de klubbens data med Metas kommercielle dataindsamling. Desuden kan alle i en Messenger-gruppe se hinandens private profiler, hvilket kan være problematisk (f.eks. i ungdomsklubber, eller hvis man vil adskille privatliv og klubliv).
Vores medlemschat lever op til GDPR. Medlemmernes data bliver i systemet, og foreningen har fuld kontrol over, hvem der kan se hvad. Man behøver ikke at dele sin private Facebook-profil med fx hele padelklubben for at kunne aftale en kamp.
- »Retten til at holde fri« for trænere og ledere
I en Messenger-gruppe kan medlemmer skrive direkte til træneren eller formanden på alle tider af døgnet – direkte ind i deres private indbakke. Det fører ofte til stress og udbrændthed blandt frivillige.
Med vores medlemschat kan klubbens ledere lukke appen, når de har fri, uden at deres private Messenger-indbakke blinker med spørgsmål kl. 23 søndag aften. Det adskiller det frivillige arbejde fra privatlivet.
Apps som fx Messenger er til private venner. Vores medlemschat er skræddersyet til foreninger. Den passer sig selv, overholder loven, og sikrer, at jeres vigtige beskeder faktisk bliver læst – uden at I skal bruge tid på manuelt at rydde op i medlemslisterne.
Hvis man ønsker at gøre brug af medlemschat, så skal man kontakte os, og så slår vi det til.
Opslagstavler¶
Systemet giver mulighed for at foreningen kan oprette forskellige opslagstavler, hvor medlemmerne kan skrive kommentarer, som kan ses af andre medlemmer. Det kan fx bruges til at aftale kørsel til en holdkamp, eller til at skrive ønsker forud for en træning.
Opslagstavler kan oprettes på to måder:
På en aktivitet slår man »Tillad kommentarer« til.
På en aktivitet vælges typen »Opslagstavler«, når aktiviteten oprettes.
»Tillad kommentarer« kan fx bruges på holdtræninger, holdkampe og/eller arrangementer. Altså på specifikke aktiviteter.
Aktiviteter af typen »Opslagstavler« er mere generelle. De giver medlemmerne mulighed for at blive notificeret via email og/eller app, når der oprettes en ny kommentar på opslagstavlen.
Eksempler på opslagstavler kunne fx være i en tennisklub eller padelklub, hvor man opretter en aktivitet ved navn »Makkerbørs«, som bruges til at finde makkere at spille med. Her kan de medlemmer som er interesserede i opslag på denne opslagstavle tilmelde sig, og så vil de automatisk få besked via mail og/eller app, når der kommer nye opslag på opslagstavlen.
Bemærk
Forskellen på opslagstavler og medlemschat er primært, hvem der opretter det. Opslagstavler oprettes af foreningen, mens medlemschats oprettes og styres af medlemmerne selv.
Afmelde beskeder fra opslagstavler¶
Man kan afmelde at få besked via mail, hver gang der kommer en ny besked på en opslagstavle. Dette kan afmeldes pr. opslagstavle. Så hvis man har to forskellige opslagstavler som man er medlem af, kan man dermed godt beholde at få mails vedr. nye beskeder på den ene opslagstavle, og have afmeldt at få beskeder via mail på den anden opslagstavle.
Rent praktisk sker afmeldingen i bunden af hver besked fra opslagstavlen, hvor der er et afmeld-link, som afmelder mail-beskeder, fra den specifikke opslagstavle.
Man kan også godt afmelde at få notifikationer på sin app (mobiltelefon), hver gang der kommer en ny besked på en opslagstavle. Her er det dog »alt eller intet« - altså at man aldrig får beskeder fra de opslagstavler som måtte være oprettet, eller at man får beskeder fra alle de opslagstavler, som måtte være oprettet.
Det er nemlig via telefonens indstillinger på selve app’en, at man skal vælge om man vil have notifikationer fra app’en eller ej.
Notifikationer på app¶
Medlemmer som har downloadet app’en vil automatisk få beskeder direkte ud på app’en på deres mobiltelefon (eller tablet) i forskellige situationer.
Det kan fx være når der udsendes et nyhedsbrev via email, eller hvis der oprettes en ny kommentar på en opslagstavle.
Hvis man ikke ønsker disse notifikationer, så skal man slå dette fra på telefonen vedr. app’en.
Tekstskabeloner¶
Hvis man har nogle informationer som man gerne vil udsende flere gange, eller evt. rette lidt til, og så udsende igen, så kan man med fordel oprette en såkaldt tekstskabelon.
En tekstskabelon oprettes ved at vælge »Kommunikation -> Tekst-skabeloner« og så klikke på »Opret ny tekst-skabelon«.
Når tekst-skabelonen er oprettet, så kan man fx sende en email til et medlem, hvor man gør brug af tekst-skabelonen. Dette gøres ved at gå ind på medlemmets stamdata og så vælge fanebladet »Handlinger« oppe til højre, og så klikke på »Send email«, og herefter kan man så vælge den netop oprettede tekst-skabelon i feltet »Tekst-skabelon«.
Man kan også bruge tekst-skabelonen som udgangspunkt for et nyhedsbrev til mange medlemmer. Fx kan man lave en tekst-skabelon vedr. indkaldelse til generalforsamling, og denne skabelon kan så tilrettes en lille smule år efter år inden den udsendes til medlemmerne.
Dynamiske felter¶
Når man skriver indholdet til tekstskabelonen, så kan man indsætte dynamiske felter såsom {fornavn}, {efternavn} og så videre, som systemet så vil erstatte med medlemmerne navne, når emails eller breve blive dannet. Dermed kan man gøre indholdet mere personligt. Man kan anvende mere eller mindre alle stamdata-felter på medlemmerne til dynamisk at blive flettet ind i emails og breve.
Når man har gemt tekstskabelonen, så kan man efterfølgende vælge den, når man skriver indholdet til en email eller et fysisk brev.
Login til medlemsportal¶
Hvis man ønsker at sende en mail ud til medlemmerne omkring hvordan de logger ind på medlemsportalen, så kan det gøres på følgende vis:
Vælg »Kommunkation -> Tekst-skabeloner« og klik nu på den blå knap »Opret ny tekst-skabelon«.
I feltet »Tag udgangspunkt i en system-tekst« vælges »Login til medlemsportal for medlemmer«.
Nu vises et forslag til en tekst i det store hvide tekstfelt. Hvis man ønsker at tilpasse teksten, så kan man gøre det.
Klik på den blå knap »Gem tekst-skabelon« i bunden til højre.
Nu kan man sende mail til medlemmerne baseret på den netop oprettede tekst-skabelon. Det gøres som beskrevet i Nyhedsbreve via email.
Integration til Mailchimp¶
Det er muligt at integrere med Mailchimp, som er et værktøj der gør det nemt at lave flotte nyhedsbreve.
Integrationen til Mailchimp betyder, at email-adresser på medlemmerne i ForeningLet automatisk oprettes i Mailchimp. Det gælder både når der kommer nye medlemmer eller hvis medlemmer udmeldes. Hvis et medlem udmeldes, så fjernes email-adressen på det udmeldte medlem automatisk i Mailchimp.
Dermed behøver man blot at vedligeholde medlemslisten i ForeningLet, da alle ændringer automatisk blive ført over i Mailchimp.
Mailchimp bruger man så kun, når man skal udsende sit nyhedsbrev.
De medlemmer som automatisk bliver lagt over i Mailchimp er indmeldte medlemmer, som har en email-adresse og som har feltet »Modtag nyhedsbrev« sat til »Ja«. Hvis man fx fjerner en email-adresse på et medlem i ForeningLet, så bliver denne email-adresse også automatisk fjernet i Mailchimp. Og omvendt: Hvis man opdaterer et medlems email-adresse så bliver opdateringen automatisk lagt over i Mailchimp.
Integrationen til Mailchimp kan bruges til at sende nyhedsbrev ud til alle medlemmerne i foreningen. Man vil ikke kunne få fx aktiviteter i ForeningLet til automatisk at blive lagt over i Mailchimp, så man fx kan sende til udvalgte medlemsgrupper via Mailchimp.
Her er man nødt til selv at inddele medlemmerne i grupper i Mailchimp, hvis man ønsker at kunne sende til forskellige grupper. Alternativt at bruge ForeningLets email-funktion til at sende til disse medlemsgrupper, og så bruge Mailchimp til nyhedsbreve til alle foreningen medlemmer.
Opsætning¶
Vi skal bruge følgende 2 ting fra jer vedr. jeres konto hos Mailchimp for at få integrationen til at virke:
API key
Audience ID
Under jeres profil inde i Mailchimp er der noget som hedder »Extras -> API keys«. Her skal I finde/lave en API key og sende den til os.
Og under »Audience -> Settings« skal I finde »Audience ID« og sende den til os.
Herefter kan vi sætte det op, hvorefter ændringer på jeres medlemmer automatisk bliver lagt over i Mailchimp.
Integrationen er et tillægsmodul. Tjek prislisten på vores hjemmeside for priser.
Indlæsning af alle medlemmer i Mailchimp¶
Når I starter med at tage integrationen i brug, så kan vi lave en særlig kørsel, hvor alle jeres medlemmer bliver lagt over i Mailchimp. Dette gøres typisk så snart integrationen er sat op.
Det skal dog ikke gøres, hvis I allerede har alle jeres medlemmer oprettet i Mailchimp.
I skal blot skrive til os, hvis I ønsker at vi sætter gang i denne særlige kørsel.