Kom godt i gang

Nedenfor er en beskrivelse af, hvordan man kommer i gang som ny forening på systemet. Man kan se en videopræsentation af systemet her: Se præsentation

Vi har også lavet en beskrivelse af hvad vi kan hjælpe med i en opstartsfase. Læs mere ved at klikke her.

Opret forening

Det første man skal gøre er at oprette en forening. Klik på “Opret forening” på forsiden af ForeningLet.dk. Hvis “Opret forening” ikke er synlig, så skyldes det muligvis at du er logget ind på demo-foreningen. Klik derfor på “Log ud” oppe i højre hjørne.

For at oprette en forening skal man først oprettes som bruger på ForeningLet.dk. Derfor spørger systemet efter en email-adresse, når man klikker på “Opret forening”. Indtast din email-adresse og klik på “Opret bruger”.

I løbet af et øjeblik bliver der fremsendt en email til din indbakke, så gå til indbakken og hent ny post. Du vil modtage en email fra ForeningLet, hvori der er et link, som vil aktivere din konto hos ForeningLet. Klik på linket.

Herefter åbnes en side på ForeningLet.dk, hvor du skal vælge et kodeord til din konto, som fremover bruges sammen med email-adressen til at logge ind på ForeningLet.dk. Du skal også angive navnet på den forening, du vil oprette.

Valg af moduler

Under oprettelse af foreningen får man mulighed for at tilvælge forskellige moduler, som man påtænker at anvende. Man kan også tilvælge og fravælge disse moduler på et senere tidspunkt. Med i grundpakken er medlemskartotek, kommunikation med medlemmer via email samt online tilmelding og en række andre ting.

Derudover kan man vælge mellem følgende moduler:

  • Regnskabsmodul

  • Opkrævningsmodul

  • Dankortmodul og MobilePay

  • Betalingsservicemodul

  • PayPal-modul

  • Medlemsportal

  • Bookingmodul

  • Donationsmodul

  • Adgangskontrol

  • Dokumentarkiv

  • Målermodul (forbrugsafregning)

  • Hjemmesidemodul

Modulerne uddybes andre steder i brugervejledningen.

Når I bruger det nye layout, kan I til enhver tid se, hvilke moduler I pt. betaler for, samt jeres fakturaer for brug af ForeningLet, via Konto -> Abonnement og Konto -> Fakturaer oppe til højre. Se Fakturaer og abonnement.

Opsætning i opstartsfasen

ForeningLet er fleksibelt og kan sættes op på mange måder — afhængigt af foreningens størrelse, moduler og betalingsflow. Mange foreninger tager det gradvist i brug.

Der findes ikke én «rigtig» opsætning

Opsætningen afhænger af, hvad I vil bruge systemet til. Det, I skal vurdere, er om jeres opsætning understøtter netop det — ikke om den matcher en fast skabelon, som vi kan «godkende» på afstand.

Eksempler på ting, der påvirker opsætningen:

  • Hvilke moduler I har tilvalgt (opkrævninger, regnskab, medlemsportal, booking, …)

  • Hvordan medlemmerne er grupperet (aktiviteter, hold, kontingenttyper)

  • Hvilke betalingskanaler I vil bruge — Betalingsservice, MobilePay fast betaling, MobilePay integreret betaling, manuelt MobilePay-nummer, bankoverførsel, kort, …

  • Om nye medlemmer skal melde sig ind via medlemsportalen, og om der skal betales med det samme ved tilmelding

To foreninger kan begge have «korrekt» opsætning — og alligevel se helt forskellige ud.

Sådan hjælper support i opstartsfasen

Support er en fast del af abonnementet — se Selvadministration og support. Vi vejleder i hvordan tingene gøres; det er som udgangspunkt foreningen, der udfører handlingerne i systemet, eventuelt efter vores vejledning.

I opstartsfasen kan vi bl.a. hjælpe med import af medlemmer og opsætning af kontoplan, som beskrevet på kom-i-gang-siden. Løbende opsætning, tilpasning og drift varetager foreningen selv — med support undervejs, når I kontakter os.

Hvad vi har brug for fra jer

Jo mere præcist I beskriver, hvor I går i stå, jo hurtigere kan vi hjælpe. Vi kan ikke gennemgå hele jeres opsætning uden at vide, hvad I vil bruge systemet til — og hvilke konkrete spørgsmål I har lige nu.

Når I kontakter os, er det en stor hjælp, hvis I angiver:

  • Målet — fx «nye medlemmer skal kunne melde sig ind på hjemmesiden og betale kontingent med kortbetaling og MobilePay»

  • Hvor I går i stå — fx «link på hjemmesiden virker, men betaling kobler ikke på»

  • Konkrete detaljer — links (fx til medlemsportalen), skærmbilleder, medlemsnummer, dato og beløb ved en fejlende indbetaling

  • Ønskede betalingskanaler — og hvilke aftaler I allerede har

Support-timer og betalt opsætning

Support og vejledning er inkluderet i abonnementet. Vi tilbyder ikke generel betalt opsætning eller support-timer for medlemsadministration, opkrævninger og øvrig drift i systemet.

Som tillæg kan ForeningLet tilbyde bogføringsservice mod timebetaling — men det gælder kun udvalgte bogføringsopgaver i regnskabet, ikke medlemskartotek, opkrævninger eller medlemsportal. Se Selvadministration og support.

Nyttige steder i vejledningen

Afhængigt af jeres spørgsmål kan følgende kapitler være relevante: