Børneattester

Med børneattest-modulet kan foreningen indhente børneattester på en måde, der overholder GDPR og databeskyttelsesloven. CPR-numre indsamles ikke via e-mail eller Excel, men via et sikkert link, hvor træneren selv indtaster nummeret. CPR opbevares krypteret og midlertidigt, og slettes automatisk, når attesten er godkendt.

Modulet hjælper med hele processen:

  • Invitere trænere/instruktører til sikkert at indtaste CPR-nummer

  • Eksportere en CSV-fil med navn og CPR til politiets portal

  • Registrere modtaget attest (PDF) og markere profilen som Børneattest OK

  • Automatisk årlig fornyelse for indmeldte trænere

  • Automatisk sletning ved fratrædelse i henhold til foreningens opbevaringspolitik

  • Adgangslog, så I kan se hvem der har set eller håndteret data

Foreningen skal selv bestille attester via politiets officielle løsning (politi.dk / virk.dk). Systemet har ikke integration til e-Boks eller mit.dk — når attesten er modtaget i foreningens digitale postkasse, uploader administratoren PDF’en manuelt i systemet.

Bemærk

Opsætning og administration af børneattester findes kun i det nye layout. Modulet findes ikke i det gamle layout — log ind i det nye layout for at opsætte og bruge børneattester.

Adgang og rettigheder

Kun udvalgte administratorer bør have adgang til børneattester.

Gør følgende:

  • Gå til Opsætning → Brugerliste & adgang (log ind som foreningens administrator)

  • Vælg den bruger, der skal administrere børneattester

  • Sæt hak i rettigheden Børneattester

  • Gem

Bemærk

Rettigheden Børneattester kan kun tildeles af foreningens administrator — ikke af brugere med kun rettigheden Opsætning.

Brugere med denne rettighed får menupunktet Medlemmer → Børneattester i administrationsdelen. Administratorer (fuld adgang) har adgang til alt.

Tilføj trænere til puljen

På siden Børneattester kan I vælge en eller flere aktiviteter (fx »Instruktører« eller »Trænere«) og tilføje de tilhørende indmeldte medlemmer til puljen.

  • Vælg aktiviteter i listen

  • Klik Tilføj til pulje

Medlemmer, der allerede findes i puljen, springes over. Kun indmeldte medlemmer tilføjes.

Send anmodning om CPR-nummer

Når trænere skal indtaste CPR:

  • Markér de relevante rækker i oversigten (eller send til alle med status Afventer CPR)

  • Klik Send CPR-anmodning pr. e-mail

Hver træner modtager en e-mail med et personligt link. Via linket indtaster træneren CPR-nummeret på en sikker side — uden at logge ind i systemet.

Træneren skal have en gyldig e-mailadresse på medlemsprofilen. Mangler e-mail, kan invitationen ikke sendes.

Status skifter til CPR klar, når træneren har indtastet nummeret korrekt.

CSV-fil til politiets portal

Når en eller flere trænere har status CPR klar:

  • Markér de relevante rækker (brug evt. Vælg alle med CPR klar)

  • Klik Download CSV til politiets portal

CSV-filen indeholder CPR-nummer og navn i et format, der kan bruges ved bestilling på politi.dk / virk.dk. Ved bestilling af flere attester ad gangen kan oplysningerne typisk indsættes direkte i politiets formular.

Vigtigt: Slet CSV-filen fra jeres computer, så snart den er uploadet til politiets portal. Det er ulovligt at opbevare CPR-numre længere end nødvendigt.

Når I har sendt bestillingen til politiet:

  • Markér de samme sager

  • Klik Markér som indsendt til politiet

Samtykkefristen på 14 dage starter herefter. Træneren modtager anmodning om samtykke i Digital Post (e-Boks/mit.dk). Hvis samtykket ikke gives inden fristen, skal processen startes forfra — systemet nulstiller automatisk sager, hvor fristen er overskredet.

Modtag og godkend attest

Når attesten er klar, modtager foreningen den i sin digitale postkasse (e-Boks). Det sker uden for ForeningLet — I henter PDF’en derfra og uploader den i systemet:

  • Åbn sagen via oversigten (klik på rækken)

  • Upload PDF-filen under Upload godkendt attest

  • Klik Godkend børneattest

Systemet:

  • Markerer profilen som Børneattest OK med dato

  • Sletter CPR-nummeret permanent

  • Gemmer PDF’en sikkert

  • Logger handlingen i adgangsloggen

Godkendte attester kan downloades igen senere af brugere med børneattest-rettighed.

Årlig fornyelse

Børneattester skal fornyes ca. én gang om året. For indmeldte trænere sender systemet automatisk en ny CPR-anmodning, når den godkendte attest udløber. Processen gentages som ovenfor (CSV, politiet, upload af ny PDF).

Fratrædelse og sletning

Når en træner fratræder, slettes børneattest og tilhørende filer automatisk, når medlemsdata anonymiseres — i henhold til den periode, foreningen har sat under Opsætning → Medlemsliste og sletning af medlemsdata (Måneder efter udmeldelsesdato til sletning af medlemsdata).

Adgangslog og GDPR

På hver enkelt sag kan I se Adgangslog med dato, handling og bruger. Det dokumenterer, at kun autoriserede personer har haft adgang til følsomme oplysninger.

CPR-numre:

  • Indsamles kun med trænerens aktive handling via sikkert link

  • Opbevares krypteret og kun så længe, de er nødvendige til ansøgningen

  • Slettes ved godkendelse — de gemmes ikke på medlemsprofilen

Ved spørgsmål til opsætning eller brug, kontakt ForeningLet support.